テレワークのデメリットと対策

長年テレワーク制度を実施していると、デメリットや問題も起こります。
その都度、仕組みを変えたり、新しいテクノロジーを導入し改善を行いました。
弊社で実施してテレワークのノウハウが少しでも皆さんのお役に立てば嬉しい限りです。


デメリット1. ファイルにアクセスが出来ず、出来る仕事が限定的になる。

対策①
VPNを設置して社外から安全に社内のファイルにアクセスを出来るようにする。
対策②
データの一部又は全てをクラウドサービスを活用する。対策の①のVPNとの併用もお勧めです。


デメリット2. 会社の代表電話などの対応ができない。

対策
電話交換機をクラウド化することにより、外でも会社の代表電話番号の電話をスマートフォンで受けることが可能になります。
また、スマートフォンから会社の代表番号で発信が可能になります。さらに、社員同士のスマートフォンで電話の転送や内線も可能になります。
電話当番を予め決めておくことをお勧めします。


デメリット3. 情報漏洩リスクが増える。

これは最も注意を払い対策する必要があります。
対策① 社員教育
絶対に必要なのは社員教育です。道徳教育やどのようなリスクがあるのか?
そのリスクに対する責任などを定期的に丁寧に説明することが大切です。
また、防ぐ為のテクニックやツールの使用方法も丁寧に定期的に伝えることも大切です。
対策② ツールの準備
覗き見動詞フィルター・固定IPアドレス付ルーター等
対策③ テクノロジーで対策
あらゆる端末のウィルスソフトは当然として、クラウドシステム等のセキュリティ設定も高度に実施することがお勧めです。
クラウドシステムの端末認証やフォルダー毎へのアクセス権限、編集閲覧権限を設定して適切に管理する必要があります。
昨今のクラウドにはAIが搭載されており、不審なログインを排除する機能がついているサービスもございます。
また、クラウド以外の社内サーバへアクセスはVPNなどを設置することをお勧めいたします。


デメリット4. 労務管理が難しい、特に公私の区別が難しく働きすぎに注意が必要。

対策①
ここでも一番大切なのは社員教育です。公私のメリハリの付け方や、働きすぎのデメリットを定期的に丁寧に説明する必要があります。
対策②
弊社では勤怠管理システムをクラウド型に変更して、自宅などから出退勤管理をできるようにしました。
また、WEB会議システムを使い毎日朝礼と夕礼を行い出退勤管理を行っております。
ファイルサーバ等にアクセス時間を制限することも可能です。


デメリット5. 緊張感と管理のコントロールが難しい。

対策① 業務内容を見直す
よく「テレワークだと社員はみんなさぼるのでは」?と言うご質問を受けますが、私の経験ではNOです。
仕事は時間ではない。が私の信条です。
出社でもテレワークでも指示待ちで受け身的な働き方の場合や遣り甲斐のない嫌々業務の場合は、ついサボってしまうのは当然だと思います。
その場合はサボる社員が悪いのではなく遣り甲斐のない詰まらない業務ややり方に問題があると考えております。
テレワークを切欠に仕事の内容を見直すことが大切だと思ってます。
対策② 業務の共有化や見える化を行う
看板式の仕事の進捗や内容を共有管理するツールやslackなどのチャットツールを組み合わて頻繁に気軽に情報やメッセージの送受信を行ってます。


デメリット6. チームワークが悪くなる。

対策① 雑談もオンラインで!
slack等のチャットツールやWEB会議システムで業務に直接は関係ない雑談やランチ会・飲み会も大切です。
対策② オフライン(リアル)会議やオフラインの懇親会は大切
日常がテレワーク中心になると、定期的なオフライン(リアル)会議や懇親会はより大切になります。
弊社でも社員旅行も大切な行事として行われます。


デメリット7. 労働環境に差がある。

対策① 相互理解をする
各自の家族構成や住居環境等により労働環境の差が大きくなってしまいます。
これはそれぞれの事情がある事を皆がお互い理解する必要があります。
対策② 多様な環境の準備
自宅以外にカフェや図書館を上手に利用したり、会社でコワーキングスペース(シェアオフィス)を用意するなど多様化環境を準備しております。